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tyotto meを活用して塾内の情報共有の効率化する方法!

センター試験も終わり、二次試験の期間に入りました。
Withdom開校当初に入塾した高校1年生がついに受験を終えて卒塾していったと聞き、嬉しいような寂しいようなそんな気持ちを感じています。

さて、塾に常駐しなくなって以前ほど生徒と関わることがなくなった僕ですが、それでも最近生徒たちから相談を受ける機会が何回かありました。

・慶應の情報科目の質問をしたい
・東工大のAOの面接対策をしてほしい
・プログラミングについて相談したい

もう6年も前になりますが、東京工業大学の情報工学化にAO入試で入った僕には情報分野やAO入試についての相談がくることが多いです。

相談は生徒から直接メッセージが来るケースもあれば、講師・教室長経由で連絡が入ることもあります。

(Withdomでは、生徒から相談を受けた教室長・講師が自分より適切に対応できる人がいると思えばすぐにその人に繋ぐということを日常的に行っていて素晴らしいと思います…!)

相談は生徒がいる場所にこちらから出向く

さて、僕はこういった相談を持ちかけられた場合は全て教室の面談室を予約します。塾の指導スケジュールがオンラインで管理されているのでそれを見て生徒面談や入塾希望者面談、保護者面談が入っていないか確認します。

その上で教室長にどの時間帯でどの生徒とどんな相談をしようと考えているか伝えて最終的な許可を取ります。

教室で行う理由を改めて挙げると以下のようになります。

  • 受験生の貴重な時間とお金を移動時間やカフェ代に割いてもらう必要はない
  • 教室でやることで、少しでも興味がある他の生徒さんや講師さんを巻き込むことができる
  • 学習塾という形態でサービスを提供している都合上、受験期に生徒を教室外に呼び出すのは保護者の方に不安を感じさせる可能性がある
  • そもそも僕がコワーキングスペースで仕事をしているので、来てもらっても入れてあげることができない

教室に行く理由ができたら他の生徒や講師とも交流することができますし、本音を言うともっと気軽に呼んでもらいたいですね!笑

相談は事前に概要を把握しておき、アドバイスできることがあれば事前に済ませる

生徒からの質問だからといって侮っていると、予想以上に難しくて悩んでしまう可能性があります。即答できないような質問に対してその場で焦って答えを出そうとすると、誤った回答をしてしまう可能性もあります。

tyotto meでは、いつでも任意の生徒・講師を参加させたメッセージグループを作成することができるので、相手の名前さえわかっていればすぐに連絡を取ることができます。

相談を受ける前にあらかじめ相談内容を教えてもらい、必要な資料を写真等で送ってもらうようにします。

質問の概要を聞いた段階で、対面しなくても伝えられそうなアドバイスがあればその場で伝えておきます。

顔を合わせての相談は1時間に収める意識で

相談日当日は約束の時間の10分前には教室に着いていられるようにします。

面談室は面談等で基本フル稼働していますが、前の予定が早く終わることもあります。早く終わったときは質問対応に使うためにiPadのメモを用意したり、必要になりそうな本を準備したりします。

相談は出来るだけ1時間に収める意識で行っています。

即答できる内容であれば1時間もあれば伝えられますし、そうでなければ早めに生徒と別れて一人で考えて、後日回答を伝える形式を取ります。

1時間を超えて講義が必要な場合はそもそも質問対応では解決できない可能性があるので、教室長にその旨を伝えて終了します。

実際30分くらいにできたら理想なのかもしれません。時間をかけて対応することが満足度に繋がるわけでも、生徒の課題を解決することでもないと考えています。

1回の時間を長く取るよりも、細かくポイントを押さえた対応の方が効果があると考えています。

その場で解決できなかった場合はオンラインでアフターフォロー

相談に対してこちらから納得のいく回答ができなかった場合は、持ち帰ってオンラインで伝えます。

オンラインで伝えるときもtyotto meのメッセージ機能を活用します。

オンラインでこちらから先に連絡を入れることで、質問した生徒も対面して相談したときに話し忘れたことや、わかりにくかったことを追加で聞くこともできます。

何より、また同じような課題に出会ったときにすぐにそのグループを使って連絡を入れることができます。

レポートラインは厳守。必ずCCを入れる

相談を受ける前/後で作成するtyotto meのメッセージグループには、必ず教室長を入れます。相談を中継してくれた講師さんがいる場合は、その講師さんも入れます。

塾では、教室長がいて、講師がいて、生徒がいるという状況が日常です。そこに部外者である僕が参加する場合、そのコミュニケーションの流れを崩してしまわないように意識をしています。

「教室長/講師と言ってることが違う」
「わからないことがあるから、教室長/講師でなく◯◯さんに相談しよう」

と言う状況にはなってほしくないと考えています。あくまで担当している講師さんと彼らをまとめている教室長の判断で、僕ら外部の人間に繋いでくれる形が理想です。

CC的にグループに入れて話を進めることで、教室長や講師たちも次のコミュニケーションの機会に共有から始める必要がなくなり、時間も短縮できます。

オンラインで繋がっているという安心感

このように、日頃直接コミュニケーションを取れるスタッフ以外との連絡にもtyotto meが活躍しています。

生徒たち・講師たちがアクセスできる場所に名前があれば、自然とその人のことが気になり、コミュニケーションの機会が生まれます。

塾にどんな人がいるのかを知っていること、すぐにその人と連絡が取れること。

これらが実現できているおかげで、生徒にとって一番ためになる対応が無駄なくできていると思います。

スケジュールの共有も機能に追加したい

さて、ここからはtyotto me開発者としての内容です。

Withdomでは生徒たちからいつ、どの講師さんが教室にいるのか把握できるようにして欲しいとの要望がありました。

その要望を即座に叶えるために、講師さんが協力して教室のiPadにGoogle Calendarを表示させ、各自が教室に滞在する時間を登録するという仕組みを作りました。

僕も教室に行くときは積極的に予定を登録しています。

生徒たちからも評判が良いこの機能ですが、表示するためのタブレットが教室にあるので、まず教室にいなければ見ることができないという課題があります。

そして、教室にいても自分の席を立って見にくる必要もあります。

せっかくtyotto meというオンラインのプラットフォームが塾に根付いているので、その上で実現できたら理想ですよね。

今後のロードマップを検討する際に検討していきたいと思います!

伊藤 哲志
伊藤 哲志
tyotto Inc. リードエンジニア / 1994 / 幼い頃からロボティクス・コンピューターサイエンスに触れたことでテクノロジーに深く興味を持つようになりました。AO入試で東京工業大学の情報工学科に入学してからは、学業と並行してIT企業でのインターンや教育工学研究室での研究を行い、教育×ITをテーマに活動を続けてきました。考えを文章で発信したり、組織づくりを行ったりすることも好きで、日常的に社内・社外に発信しています。