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【検証】tyotto meを使って1ヶ月間塾運営してみた。

昨日からお盆休み。休み方が分からずこうして記事を書いています。誰か僕のお盆期間のカリキュラムを作成してください。

どうも、小形です。

 

弊社ではtyotto meという生徒の自立学習を支援するアプリを開発しております。

そして、tyotto meの機能や良いところを紹介するべく毎日記事を更新しています。

弊社の記事をよくご覧になっている方やtyotto meが気になっている方は、

 

「機能や導入メリットはよく分かったぞ。実際に運用している塾の事例が知りたいな…。」

 

と、弊社の更新する記事を読んでこのように思ったことはありませんか?

どれだけ良いものや価値あるものだと分かっていても、実際にどう使われているのかはやはり気になりますよね。また、導入事例を知ることで自塾での運用イメージもより膨らむと思います。

 

そこで、本記事ではWithdomでのtyotto meの運用事例をいくつか紹介します。

僕が責任者を務める大学受験専門の個別指導塾Withdomは、株式会社tyottoの運営する塾であるのと同時にtyotto meの1導入教室でもあります。 tyotto meをすでに導入している塾さんにも、参考にしていただければ嬉しいです。

 

実際の管理画面の画像もお見せしながら、直近1ヶ月間の運用事例を紹介していきますよ〜!

tyotto meを運用する目的

まずは、僕がどのような目的でtyotto meを導入しているかをお伝えします。

もちろん、「導入校(実験校)として自社で開発しているアプリをより良くするため」ということもそうなのですが、教室長という目線では、

  • 生徒の学習をより良くするため
  • 退塾者を出さないため(=退塾を未然に防ぐため)
  • 保護者への連絡や説明を円滑に行うため
  • コーチングとマインドセットに重きを置いた個別指導を実現するため

この4つを目的として意識しています。

 

感覚のみに頼った運営ではなく、データや数値をもとにした運営をするため

と、一言でまとめられるかもしれませんね。

来校管理をフル活用してみる

ここからWithdomでの運用事例をご紹介していくのですが、

今回はtyotto meの代表的な機能である、来校管理計画管理についてその運用事例を書いていきます。

 

まずは、来校管理。

tyotto meの管理画面では以下のように生徒の来校頻度を確認することができます。

ご覧の通り、Withdomは指導が週1回でも自習に来る生徒が多いので比較的来校頻度の高い生徒が多いです。

 

しかし、中には週1回の指導日しか来校しないという生徒も当然います。

上の画像でもわかる通り、来校状況が「8日前」となっている生徒がいますよね。

この場合、すかさず生徒に連絡し、

 

・次の週の計画は把握できてる?

・何か悩んでいることはない?

 

などと聞きます(連絡はもちろんtyotto meのメッセージ機能を使います)。

特に夏休みの間は、生徒・講師それぞれの都合で指導の振替が増えるため次回指導までの期間が空いてしまい、生徒との接触回数が減ったり・取れなかったりすることが増えます。

そんな状況でも生徒の来校頻度をしっかりと把握し、接触の無い期間が長い生徒に対してのアプローチを考えます。

 

また、tyotto meでは来校頻度だけでなく「いつ来校した/どれくらい滞在していたのか」も明確に把握することができます。こんな感じです。

(一番左が月曜日です)

 

この画面からは、生徒がいつ教室に来て、どれくらい滞在していたのかを把握することができます。

これらを把握することで、生徒や講師、保護者とのコミュニケーションに活かすことが可能です。

例えば、生徒に対してはこんな声かけができます。

 

「7月前半は週1回しか来てなかったのに、最近はよく自習に来てて偉いね!」

 

ここから、何か良いことでもあったの?どうしてそんなに来るようになったの?などと聞けば、さらに会話を膨らますこともできますよね。

 

また、講師に対しては、

 

「〇〇君が7月前半と比べて最近週4で自習に来るようになってて良い感じだよ!どんな声かけしたの?」

 

と聞くことで、講師が自身の指導を振り返るきっかけになりますし、生徒への働きかけを褒めたり、「〇〇先生のおかげ」という感謝を伝えるきっかけにもなるので、講師のモチベーションアップにも繋がります。

何となく「最近良い感じやん!」って言われるよりも具体性が断然違いますよね。

 

さらにさらに、保護者に対しては、

 

「7月前半は指導日しか来校していなかったのですが、最近は指導日以外の日も自習に来ています。ご家庭でも褒めてあげてください!」

 

などと伝えることで、「ちゃんと見てくれている」という保護者の塾に対する安心感や信頼度の向上に繋がりますし、逆に保護者から「子どもはちゃんと塾に行ってるんですか?」と聞かれた時も「来ています」とはっきりと伝えることができます。

 

上の画面のスクリーンショットを直接メールなどで送ればかなり説得力ありますよ。特に、お父さんに送るのが効果的です。

計画管理をフル活用してみる

次は、計画管理です。

簡単に機能の詳細をお伝えします。

(緑色はその日のうちに計画が完了していることを表しています。未達成/遅れて達成というように、完了したタイミングによって色が変わります)

 

管理画面では、上のように生徒毎に1日単位の勉強計画を把握できます。

学習計画やかかった時間を生徒がアプリに入力すると、以下のようにどんな参考書にどれくらいの時間をかけているのかが分かります。他にも計画達成率、学習時間、教室滞在時間を把握することが可能です。

僕はこの画面をよく見るのですがこの画面を見て何をするのかというと、

  • 生徒の状況が良好かどうかを確認する
  • 講師へ伝えることを明確にする

大きくこの2つです。

 

生徒の状況が良好かどうかを確認するために、主に「計画達成率」と「学習内容」をチェックします。計画達成率からはその名の通り計画がどれだけできているのかを確認し、学習内容のデータからはカリキュラム通り進んでいるか、時期に適した学習内容になっているかどうかを確認しています。

そして、確認した際に気になる点や相談があれば講師に聞く、という流れです。

生徒の学習改善に役立てる

例えば上の画像の生徒の場合、

平均計画達成率が98%となっており、よほどのことが無い限りほぼ確実に計画を達成できる状態です。

しかし、裏を返すと今の勉強内容や計画に多少余裕がある可能性があります。

そこで、講師に「今日の〇〇ちゃんの指導の時に、まだ余裕があるかどうかを確認してほしい!もし余裕があれば、宿題に長文読解も追加しよう」

などという話ができるわけです。

 

また、今度は学習内容に注目してみると、ある1つの事実が浮かび上がります。

分かりますか?

英語、国語と比べると日本史の勉強時間が全然確保できていないということです。

このデータから、

  • 即面談を設定し日本史の計画立てをする
  • 日本史の追加受講を提案する

という行動の選択肢ができるわけです。

これまで教務的な運用方法をお伝えしてきましたが、これらのデータは追加受講や増コマを勧めるなどといった営業面においても大いに役立ちます。

(ちなみに、この子とは面談し日本史の勉強時間を確保できるよう夏休みの計画を立て直しました。)

もちろん、保護者連絡もバッチリ

さらに、先ほどの「来校管理」でも書きましたが、当然こちらのデータは保護者と連絡を取る際にも大きな力を発揮します。

保護者の方からよくこんなことを聞かれませんか?

 

「うちの子、全然勉強しているように見えないんですけど実際どうなんですか?」

 

このようなことを聞かれると少しヒヤッとしてしまうのは、あるあるですよね。

先日Withdomでも、とある保護者の方から「うちの子、毎日30分くらいしか机に向かっていないんですけど…。本当に勉強しているのでしょうか」というご相談がありました。

連絡をもらうや否や管理画面を開き、連絡をもらった8/10近辺の計画を見てみると、

(生徒の実際の計画です)

 

どうやら計画の進捗は良好のようでした。

次に、保護者の方も気になる勉強時間を確認してみると、

たしかに、7/30〜8/4の期間の学習時間は、保護者の方のおっしゃる通り多い時で30分というデータでした。

しかし、その次の週(連絡をもらった週)のデータを見てみると、

多い日で79分と1時間近く勉強していることが分かります。

見てわかる通り、8/5以降明らかにグラフの高さが高くなっていますよね。

 

これらのデータを踏まえ、保護者の方には

  • 今週に入ってから1時間近く勉強するようになっている
  • 勉強する時間が夜遅い時間帯(初めの画像を見ると22時半以降に勉強することが多いと分かる)なので、勉強している様子に気づけなかったのかもしれない

ということを伝えました。

 

ただ、実は彼7月の期末試験が終わってからは1日30分すら勉強できていない状況が続いていたのです。

(赤色は未達成を表しています)

 

ですのでそんな高校1年生の彼にとって、差し迫った定期テストや受験があるわけでもなく、さらに高校生になって初めての夏休みという状況において、毎日30分どころか1時間勉強することを継続できているのは紛れもなく大きな成長でした。

 

今回ご相談いただいた保護者の方には、

「お母様にとってはたった30分しか勉強していないように見えても、1ヶ月前まで全く勉強していなかった彼にとっては大きな30分です。今まさに勉強習慣をつけるべく試行錯誤している段階なので、もう少しの間見守ってあげてください」

ということを一番に伝えさせていただきました。

(管理画面のスクリーンショットを添えてメッセージを送ります)

 

このように、生徒の詳細な状況を把握することで生徒により良い学習法やプランを提案できるだけでなく、保護者の方に具体的な説明をすることも可能です。

結果的に、これらのことが塾への安心感や信頼度の向上に繋がります。

tyotto meを最も運用している僕が、よくある質問に答えます

ここまでWithdomでの運用事例をご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。

導入・運用してみた総合的な感想としては、「導入して本当に良かった」という一言に尽きます。

やはり圧倒的に生徒の学習管理や状況把握が楽になりましたし、昨年度あまりコミットできなかった「保護者とのコンタクト」に大いに役立っています。

さらに、具体的な数値は差し控えますが、退塾率は昨年度の数値の半分以下になりました。

 

僕からすれば「今すぐ導入しましょう!」と言いたいところなのですが、

ここまで記事を読んで不安や懸念に思われる方も少なからずいらっしゃると思いますので、最後に、tyotto meへのよくある質問に対して僕なりの答えを書いていこうと思います。

Q.生徒が使ってくれるか不安なんです

おそらく、これが最も多い懸念ではないでしょうか。

これは、「生徒が宿題をやってきてくれるかどうか不安」ということに置き換えられます。

そんな時、生徒に対してどのような指導をしますか?どのような伝え方をしますか?

アプリも同様で、様々な伝え方で生徒に利用する意義や目的をしっかりと伝える必要があります。

 

というか、アプリに限った話ではないですが、

そもそも生徒に対して「どうせやってこないだろうな」と思っている時点で絶対に無理です。

先生がそう思っていたら生徒がやってくるわけないじゃないですか。

 

とはいいつつも、精神論でこの話を片付けたくはないので懸念への僕の意見をお答えすると、

確かに最初は少し大変かもしれません。うちの教室では指導中にアプリを開いて計画を入れるようにし、最初は「アプリを使ってくれること」に対して褒めたり、「みんな使っている」と伝えたりと、あれこれ働きかけて浸透させていきました。

 

その他にも様々な伝え方や働きかけを実践していますので、気になる方はお問い合わせください。

Q.本当は勉強していなくてもアプリに入力したりするんじゃないの?

これも先ほどの質問と同様、「宿題」に例えると分かりやすいです。

宿題を本当はやってきていないのに「やった」という生徒を見抜けるでしょうか。

プロを自負する方であれば当然見抜けるはずです。

そこを見抜き、生徒に宿題の意義や目的を伝え、コーチング、マインドセットするのが塾の役割ですよね。

 

それと全く同じことです。

 

 

よくある質問への僕の意見は今度別記事で書こうと思っているので、導入を検討されている方だけでなく、すでにtyotto meを導入している塾さんにもご覧いただければ幸いです。

今回は、長々とWithdomでの運用事例を書いていきました。今回記事にできなかった運用事例ももちろんありますので、もしご興味ある方がいらっしゃいましたら下記の問い合わせフォームよりお気軽にご連絡ください。

 

最後までお読みいただきありがとうございました…!

小形雄大
小形雄大
塾講師アルバイトの経験を通して教育の重要性と可能性を感じ、大学を休学して学習塾Withdomを立ち上げる。"謙虚" と "愚直" をモットーに日々生徒対応や講師の育成に携わる。