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tyotto meのメッセージ機能を使うとこんなに業務が楽になる【機能活用法】

「生徒に連絡を取ろうと思っても、次来るのは1週間後…。電話も繋がらない。」

 

「こないだ欠席分の指導の振替日程を決めたいけど、生徒と講師それぞれに予定を聞いて調整するの面倒だな…」

 

「〇〇ちゃん週1回しか来ないのに、予定が立て込んでてコミュニケーションが取れなかった…」

 

 

教室運営をしていて、このような悩みを持ったことはありませんか?

生徒とすぐ連絡を取ろうと思ってもなかなかコンタクトできなかったり、面談や授業で来校頻度の低い生徒との貴重なコミュニケーションの機会を失ったり…。

かくいう僕がまさに、実際に教室運営をしていてこれらの悩みを抱えていました。

 

生徒が増えれば増えるほど生徒とのコミュニケーション頻度は下がり、

生徒との面談内容を講師に共有したり講師との会話の内容を生徒に共有したり、共有をはじめとするコミュケーションにものすごく時間や労力を割いていました。

 

しかし、今ではそれらのコミュケーションにかかるコストはものすごく低く、

生徒・講師ともに非常に円滑なコミュケーションを実現できています。

言うまでもなく、それはtyotto meを活用しているからです。

 

今回は、僕自身が実際にtyotto meを運用している1教室の長として、日頃のtyotto me活用方法をご紹介します。

第一弾である今回のテーマは「メッセージ機能」です。

メッセージ機能でできること、期待できる効果

まず、メッセージ機能でできることはざっくりと以下の通りです(2018.10現在)。

  • メッセージの送受信
  • グループ作成
  • 画像の送信

期待できる効果は、

  • 生徒満足度向上(=退塾率減少)
  • 業務時間の短縮

大きくいうとこれらです。

具体的な活用法

1.グループを作成して、コミュケーションを円滑に

僕の運営するWithdomでは、

  • 生徒全体グループ(教室長、生徒全員)
  • 講師全体グループ(教室長、講師全員)
  • 各指導グループ(教室長、生徒、先生1、先生2)

これらのグループを作り、意思疎通を図っています。

 

生徒全体のグループでは、主に生徒全体に関わるお知らせをします。

例えば、開校・休校情報やアプリのアップデート情報などです。

講師全体のグループも生徒とさほど変わりませんが、講師全体に関わるお知らせをします。

例えば、指導で行ってほしいことを伝えたり、事務的な連絡をしたりという感じです。

見てわかる通り、生徒全体と講師全体のグループは僕が何かをお知らせするためのグループなので、双方向のやり取りは基本的にありません。

 

しかし、それとは大きく異なるのが各指導グループです。

こちらは、生徒毎にグループを作成しており、Withdomの場合は個別指導で且つ科目別担任制を採用しているので、グループのメンバーは例えばこのようになります。

 

教室長、生徒、先生1(英語担当)、先生2(数学担当)

 

グループの用途は以下の通りです。

  • 指導日程の調整
  • 方針や目標の共有
  • 悩み相談や質問対応

実際、どんなやり取りが行われているかは下の画像を見ていただくとイメージが湧くかと思います。

指導日程の調整も生徒と講師が直接やり取りして決めれますし、
教室長もそのやり取りをリアルタイムで見れるので面倒な共有や報告は一切不要です。

方針の共有もグループのメッセージ上に送れば、生徒も講師もいつでも確認できるのでめちゃめちゃ便利です。

あとは、番外編ですがこんなコミュニケーションもあります。こういうの温かくて良いですよね。

2.コミュニケーション回数を増やす、モチベートする

先ほどはグループでのメッセージについてお伝えしましたが、tyotto meでは教室長が生徒と個別でやり取りすることも可能です(講師・生徒間のやり取りはできません)。

生徒数が増えてきて全生徒とのコミュケーションが取れなくなってきたり、予定が立て込み滅多に来校しない子と話すチャンスを逃してしまったり。

そんな時、メッセージでのコミュニケーションが効果的です。

 

こちらは、家で勉強することが多い生徒とのコミュニケーションの一部です。

生徒が学習後リフレクション(別記事で詳しく説明します)機能で振り返った内容を見て、フィードバックをしています。

入塾したばかりで学習がまだ軌道に乗っていなかったり、信頼関係を形成する最初の段階においてもメッセージは効果的です。

 

生徒が指導を欠席してしまい、次回指導までの宿題を決めたり計画立てをする際もばっちりです。

ちなみに、この生徒は指導欠席直後に自らアプリ上に次回指導までの計画を入れ、勉強を進めようとしていました。その主体的な姿勢を講師の櫻井先生がベタ褒めしています…!

 

普段自習に来ない子が初めて指導日以外で来校した時もすかさず褒めます。

本当は直接来た時に伝えたかったのですが、来校した時も下校した時もたまたまタイミングが合わず、話せませんでした。そんな時でもメッセージを活用すれば、このように伝えることができます!

Face to Faceだけがコミュニケーションではない

いかがでしたでしょうか。

今回は、tyotto meのメッセージ機能の活用法について事例をお見せしながら記事を書きました。

途中途中、僕のメッセージ上でのキャラが露わになっていて恥ずかしかったですが…。笑

 

コミュニケーションは対面でするもの

 

という常識や認識が強くある(塾や教育は特に)と思いますが、必ずしもそうとは限りません。もちろん、対面で話した方が良いこともありますし効果的な場面もあります。

ただ、スマホの所有やSNS、チャットの利用が身近な高校生にとっては、むしろオンラインによるコミュニケーションの方が主流だとも言えるかもしれません。

 

あとは、これは僕自身が実際に活用してみて分かったことなのですが、

面と向かって言おうとすると恥ずかしいことも、メッセージ上だと案外素直に伝えることができます。

口下手な方にはもってこいですね(塾業界に口下手な人いないか。笑)。

 

もしこの記事をお読みの方が、

  • 生徒とのコミュニケーション不足に悩んでいる
  • 面倒な共有や意思疎通にコストがかかってしまっている

というような課題をお持ちであれば、下記フォームより一度お問い合わせください!

その悩み、tyotto meで解決できます。

 

第二弾もお楽しみに〜。

小形雄大
小形雄大
塾講師アルバイトの経験を通して教育の重要性と可能性を感じ、大学を休学して学習塾Withdomを立ち上げる。"謙虚" と "愚直" をモットーに日々生徒対応や講師の育成に携わる。